Chef de projets Appels d’Offres Publié le 09/02/2021

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MI-TEMPS Demi-journée Matin ou Après-midi

 

1. LA MISSION PROPOSÉE
Charvet est un acteur majeur de la communication digitale en concevant, fabriquant et installant des dispositifs à LEDs. Nous intervenons avec des solutions standards ou spécifiques. Cette fonction permet une gestion optimale d’une réponse spécifique au client.

Le chargé d’Appels d’Offres agit comme un chef de projet qui organise et coordonne la contribution des acteurs internes pour en faire la synthèse dans un dossier spécifique à chaque offre. Il est responsable de la bonne réalisation de l’ensemble de process, de la réception de la demande à l’envoi de la réponse.

Il est le garant de l’optimisation de la réponse.

Objectifs de la mission et fonction : contribuer à la performance du processus commercial et de réalisation client en optimisant les taux de transformation d’offres à commandes.

Le poste est rattaché au service commercial de l’entreprise.

a) Les grandes lignes de la mission

  • Gérer chaque consultation en mode projet avec plusieurs services (commercial, BE, achat …)
  • Sourcer et analyser chaque dossier
  • Garantir et traiter chaque dossier dans le délai donné
  • Assurer le suivi et le reporting

b) La spécificité du poste

La mission nécessite de prendre en compte le positionnement spécifique : pas de lien hiérarchique direct mais animation et coordination des actions de plusieurs responsables de service ou membre du comité de direction.

c) Les partenaires de travail

· En interne

– En contact direct avec le Directeur Commercial, le responsable des Ventes ou les chargés d’affaires et le Directeur des Achats
– En relation avec différents services : BE, technique, production, service client

En externe

– Clients
– Sous-traitants

2. LES ACTIVITES

a) Les activités principales identifiées

  • Identifier les consultations concernant Charvet (dans un cadre donné) avec une veille régulière, pour les différents segments d’activité.
  • Télécharger les DCE, les imprimer, les analyser, les synthétiser
  • Valider la pertinence des informations / exigences clients selon les besoins pour répondre
  • Transmettre DCE aux personnes concernées
  • Analyser la concurrence dans chaque contexte d’AO
  • Evaluer le niveau de priorité de chaque consultation (stratégique, important, normal) et analyser les pénalités en place sur chaque marché.
  • Manager l’équipe projet si besoin, (achat, BE, commerce, service clients, communication …)
  • Organiser les réunions de validation de l’offre et d’avancement de projet
  • Coordonner les actions de l’équipe, les suivre, relancer et centraliser les informations
  • Gérer et garantir le planning de réponse
  • Préparer la réponse (aspects administratifs = candidature + aspect commercial = offre)
  • Assurer la rédaction de l’offre finale (mémoire technique, bordereau de prix, …) avec un haut niveau de finition et de rendu client) avec l’aide du service communication
  • Assurer l’envoi de la réponse (papier ou électronique)
  • Suivre les réponses, analyser les réussites et les échecs, analyser la concurrence et remonter l’analyse à la Direction Commerciale.

b) Les activités secondaires

  • Répondre et rédiger les compléments d’informations clients
  • Préparer les soutenances orales des dossiers (support de présentation)
  • Assister les équipes commerciales en cas de besoin (soutenance, réception client …) sur des projets stratégiques
  • Mettre à jour les documents administratifs et faire les demandes aux organismes concernés
  • Trier, classer, archiver les dossiers gagnés, perdus, sans suite
  • Assurer la veille du marché (soutien commerce pour obtention des infos en amont)
  • Polyvalences entre services

A titre indicatif la répartition du temps de travail estimée pourrait être la suivante :

– Rédaction des offres et compilation des données : 40 à 50%
– Respect des délais et planification : 40%
– Analyse des dossiers : 10%

3. LES COMPETENCES

a) SAVOIRS GENERAUX

  • Maitriser l’environnement bureautique Excel, Word, PowerPoint
  • Maitriser la qualité de présentation et de mise en page des documents
  • Maitriser les méthodes pour structurer et rédiger un document d’information technique et commerciale
  • Maitriser les méthodes pour établir le reporting adéquat (indicateur & planning)
  • Maitriser la communication écrite
  • Maitriser la communication visuelle (logiciel PAO – Photoshop – Indesign – Premiere)

b) SAVOIRS SPECIFIQUES

  • Connaître les spécificités de réponses à des consultations et des appels d’offres publics et privés
  • Connaître la réglementation des marchés publics
  • Maitrise de l’anglais professionnel – B2 / T.O.E.I.C. 800 souhaité

c) SAVOIRS FAIRE

Etre capable de :

  • Savoir gérer un projet
  • Savoir s’adapter aux retours d’informations
  • Savoir gérer son temps et anticiper
  • Savoir respecter des délais

d) SAVOIRS ETRE

  • Aisance relationnelle
  • Etre réactif et savoir gérer des urgences
  • Etre rigoureux et méthodique
  • Autonome
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité d’adaptation

La nécessaire polyvalence


CHARVET est une PME qui fonctionne en équipe et où tous les acteurs sont essentiels, ce qui veut dire que les missions et taches décrites dans la présente « fiche de fonction » sont celles attendues dans le cadre de votre fonction principale au sein de la société.

Nous pourrons de ce fait être amenez à vous demander de faire preuve de polyvalence en procédant au remplacement et/ou en venant en renfort de collaborateurs de l’équipe CHARVET qui auraient temporairement besoin de soutien ou dont la charge de travail nécessiterait de la ressource inhabituelle, avec l’accord de votre responsable.

La participation de tous

CHARVET travaille en équipe sur de nombreux sujets d’entreprise qui sont pilotés sous la forme de projet. Vous pourrez dés lors être amené à participer à des groupes de travail sur différents sujets d’entreprises et sur lesquels nous pourrions être amenés à utiliser vos compétences ou vos connaissances.
Cette démarche d’apport collectif fait partie intégrante de votre mission.

Type d’emploi : Temps partiel – CDD Remplacement maladie

Mesures COVID-19:
Port du masque obligatoire, distanciation social entre les postes de travail

  • Merci de nous laisser vos coordonnées

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